ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট ব্যবসা

ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কাকে বলে

ব্যবসার প্রায় সবক্ষেত্রেই এমন কিছু শর্ত থাকে, যেগুলোর নিশ্চিত সংজ্ঞা হয়তো আমাদের কারোরই জানা থাকে না। তবে ইভেন্ট ম্যানেজমেন্টের ক্ষেত্রে সংজ্ঞাটি কিন্তু তুলনামূলক সহজ। সোজা ভাষায় বলতে গেলে, ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট বা অনুষ্ঠান পরিকল্পনা হলো কোনো ইভেন্ট বা অনুষ্ঠান পরিকল্পনা করার প্রক্রিয়া। 

ব্যক্তিগত, ভার্চুয়াল কিংবা হাইব্রিডভাবেই হোস্ট করা হোক না কেন যেকোনো ধরনের ইভেন্ট পরিকল্পনা করাই হলো এই ইভেন্ট ম্যানেজমেন্টের অঙ্গ। একে আমরা ইভেন্ট প্ল্যানিং ও মিটিং প্ল্যানিংও বলতে পারি। 

আজকে আমাদের এই আর্টিকেলের আলোচনার প্রধান বিষয় হলো এই ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কী, ইভেন্ট ম্যানেজমেন্টের ব্যবসা ও এটি কীভাবে শুরু করবেন?  

ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কী

ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট হলো কোনো অনুষ্ঠান আয়োজন করার একটা বিস্তারিত পরিকল্পনা বা প্রক্রিয়া। কোনো বড় আকারের ইভেন্টগুলো সম্পাদনের জন্য বিভিন্ন ধরনের ফাংশন অন্তর্ভুক্ত থাকে, যথা কনফারেন্স, কনভেনশন, কনসার্ট, ট্রেড শো, উৎসব ও অনুষ্ঠান এবং অন্যান্য।

এতে ইভেন্টের সামগ্রিক রসদ পরিচালনা করা, কর্মীদের সাথে কাজ করা ও সামগ্রিকভাবে ইভেন্টের প্রকল্প পরিচালনার ব্যাপারগুলোও জড়িত থাকে। এছাড়া এর অতিরিক্ত দায়িত্বগুলো, যেমন বাজেট পরিচালনা ও প্রতিটা ফাংশনের জন্য বিশেষ দল থাকে। 

সেই সাথে এই ইভেন্ট মানাজেমেন্টের মধ্যে অনুষ্ঠান সম্পাদনের তত্ত্বাবধানও অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। ইভেন্ট ম্যানেজারেরা ইভেন্ট প্ল্যানারসহ বাইরের সব বিক্রেতা ও পেশাদারদের দলকেও পরিচালনা করে থাকেন।

ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট ব্যবসা

যেকোনো অনুষ্ঠানকে আরও ভালোভাবে সংগঠিত করার জন্য ইভেন্ট ম্যানেজার এবং এর কর্মীদের দ্বারা মুনাফা অর্জনকে ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট ব্যবসা বলা হয়। এই ব্যবসার অধীনে বিভিন্ন কাজের ভূমিকা রয়েছে; যেমন ইভেন্ট অর্গানাইজার, ইভেন্ট প্ল্যানার ও মার্কেটার। 

এছাড়া অন্যান্য কাজের ভূমিকাও রয়েছে, যার মাধ্যমে ইভেন্ট পরিচালনা থেকে মুনাফা লাভ করা যায়। আমরা সাধারণত কোনো বড় অনুষ্ঠান আয়োজন করার জন্য কোনো পেশাদার ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট ফার্ম, এজেন্সি কিংবা ব্যবসার সাথে যোগাযোগ করে থাকি। 

ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট ব্যবসা বা ফার্মগুলোকে প্রায়শই অন্য কোনো বড় আকারের কোম্পানির মিটিং ও বিশেষ ইভেন্টগুলোর পরিকল্পনা ও কার্যকর করার জন্য নিয়োগ করে থাকে। যদিও ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট পেশাদারদের কাছে বিবাহ ও কনসার্টগুলোই হলো সবথেকে সাধারণ ধরনের অনুষ্ঠান। 

এছাড়া আরও কিছু সাধারণ ইভেন্টের উদাহরণ হলো স্পোর্টস ইভেন্ট, রিইউনিয়ন, কিংবা বড় পার্টিগুলোও ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট ব্যবসা বা ফার্ম দ্বারা অর্গানাইজ করা হয়ে থাকে।

বিভিন্ন সরকারি সংস্থা, কর্পোরেশন ও ননপ্রফিট সমিতিগুলো তাদের নানান গুরুত্বপূর্ণ অনুষ্ঠান বা মিটিং সমন্বয় করতে নানান ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানি বা ব্যবসাগুলোকে হায়ার করে থাকে।

প্রায়শই ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট ফাংশনের ক্ষেত্রে কোনো কর্পোরেট মার্কেটিং, জনসংযোগ বিভাগ কিংবা তাদের বিশেষ ইভেন্ট কর্মীদের অংশ হিসাবে পাওয়া যেতে পারে।

কীভাবে শুরু করবেন ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট ব্যবসা

এখন যদি আপনার প্রশ্ন থাকে যে, নিজের ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট ব্যবসা কীভাবে তৈার করবেন; তাহলে আমরা এখানে একটা ইভেন্ট ম্যানেজমেন্টের ব্যবসা শুরু করার মোট ১০টি উপায় নিয়ে আলোচনা করলাম

১. ইভেন্ট পরিকল্পনার দক্ষতা এবং অভিজ্ঞতা অর্জন করা

কোনো ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট ব্যবসার দীর্ঘমেয়াদি সাফল্য, প্ল্যানারদের তাদের ক্লায়েন্টদের প্রদান করা অভিজ্ঞতার ওপর নির্ভর করে। 

অর্থাৎ, আপনি যদি কোনো ইভেন্ট মানাজেমেন্টের ব্যবসা শুরুর কথা ভাবেন, তাহলে ইভেন্ট প্ল্যানার সম্পর্কে আপনাকে দৃঢ়জ্ঞান রাখতে হবে ও আপনার মধ্যে নিম্নলিখিত দক্ষতাও থাকতে হবে

সংগঠন ও সময় ব্যবস্থাপনা।

নেগোশিয়েশন ও বাজেট ব্যবস্থাপনা।

মৌখিক ও লিখিত জ্ঞাপনের ক্ষমতা (কমিউনিকেশন স্কিল)।

সৃজনশীলতা, মার্কেটিং, পাবলিক রিলেশনশিপ ও আরও অনেক কিছু।

এছাড়া আপনার কাছে ইন্ডাস্ট্রির ওপর প্রফেশনাল সার্টিফিকেশন থাকার পাশাপাশি সিপিম ও এমপিআই পদবিও রাখাটা প্রয়োজনীয়।

২. আপনার ইভেন্ট প্ল্যানিং মার্কেট নির্ধারণ করা

ধরুন, আপনি কয়েক বছর ধরে কর্পোরেট মিটিং নিয়ে কাজ করছেন। সেক্ষেত্রে কর্পোরেট ক্ষেত্রই হলো আপনার স্ট্রেন্থ। 

কিন্তু, বেশিরভাগ সময়েই অনেক ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী একটা বড় ভুল করেন যে, তারা সব ধরনের ইভেন্ট, যথা কর্পোরেট মিটিং, বিবাহ, ফান্ড কালেক্টিং অনুষ্ঠান ও আরও অনেক কিছু করার পরিকল্পনা করেন।

যদিও আপনার মধ্যে বিভিন্ন ধরনের পরিষেবা অফার করার তাগিদ থাকতেই পারে। কিন্তু আপনার মনে রাখা উচিত যে, ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট মূলত হলো একটা 

অভিজ্ঞতানির্ভর ব্যবসা। তাই নতুন ব্যবসার ক্ষেত্রে একটা নির্দিষ্ট ধরনের ইভেন্ট পরিসর পরিচালনা করাটাই শ্রেয়। তবে প্রাথমিকভাবে মেনে নিতেই হবে যে কর্পোরেট, ননপ্রফিট, অ্যাসোসিয়েশন ও সোশ্যাল ইভেন্টগুলোর মধ্যে বিস্তর পার্থক্য রয়েছে। তাই সেই অনুযায়ী ভেবেচিন্তে আপনার মার্কেট বেছে নিন।

৩. ব্যবসার পরিকল্পনা বিকশিত করা

আপনার মার্কেট নির্ধারণ করে নেওয়ার পর আপনাকে একটা ভালো ব্যবসার প্ল্যান করতে হবে। 

ভালোমতো পরিকল্পনা না করলে যেকোনো ব্যবসাই যেমন টেকে না, ঠিক তেমনই এই ধরনের ব্যবসার ক্ষেত্রে ব্যাপারটা তাই। সেই কারণেই মার্কেট নির্ধারণ করে নেওয়ার পর ব্যবসার সঠিক পরিকল্পনা না করে একেবারেই আপনার পরিষেবার প্রচার করা অনুচিত হবে। নিজের কোম্পানিকে সাজিয়ে-গুছিয়ে ও সম্পূর্ণভাবে প্রস্তুত করে তবেই ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট ব্যবসা শুরু করবেন। 

৪. আপনার ফার্মের জন্য কোন ব্যবসায়িক সত্তা শ্রেষ্ঠ হবে তা নির্ধারণ করা

একটা ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট ব্যবসা গঠন করা হলো অনেকটা ‘ওয়ার্ক ইন প্রগ্রেস’-এর মতো। তাই শুরুতেই আপনার ব্যবসার কাঠামো নির্ধারণ করে নেওয়াটা খুবই জরুরি। সুতরাং ব্যবসায়িক কাঠামো নির্ধারণের সবথেকে প্রথম পদক্ষেপ হলো আপনার ব্যবসার জন্য কোন ধরনের ব্যবসায়িক সত্তা সবথেকে সেরা কাজ করবে, তা নিশ্চিত করা। এর জন্য কোনো পেশাদারের থেকে পরামর্শ গ্রহণ করাই উচিত। আপনার জন্য অনেক বিকল্প উপলব্ধ রয়েছে। তাই আপনার আগ্রহের সঙ্গে সবচেয়ে ভালো যাবে, এমন ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের ধরন বেছে নেওয়াটা খুবই 

গুরুত্বপূর্ণ। ট্যাক্স প্ল্যানিং বিশেষজ্ঞরা আপনাকে বেশ কয়েকটি স্বীকৃত ব্যবসায়িক সংস্থার রূপরেখা দেন; যথা একক উদ্যোক্তা, লিমিটেড কোম্পানি, পার্টনারশিপ, ট্রাস্ট, ননপ্রফিট ও আরও অন্যান্য।

৫. ব্যবসায়িক বীমা করা

যেকোনো ব্যবসার মতো, এখানেও ব্যবসায়িক বীমা বাধ্যতামূলক একটা বিষয়। 

ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট ব্যবসায় সাধারণ দায়বদ্ধতা ও ব্যবসার মালিকের স্বার্থরক্ষার জন্য, অন্যান্য ধরনের বীমা করে রাখা উচিত। নিজের প্রতিষ্ঠানকে রক্ষার করার জন্য অনেক রকমের বীমাই রয়েছে; তাই সব প্রয়োজনীয়তা সঠিকভাবে জানতে একজন বীমা উপদেষ্টার পরামর্শ নেওয়াই ভালো। 

আপনি যদি কোনো গৃহভিত্তিক ব্যবসার পরিকল্পনা করেন বা কোথাও যদি আপনার একটা ছোট অফিস থাকে; তবে নিম্নলিখিত বীমাগুলো সম্পর্কে আগ্রহ প্রকাশ করতে পারেন

ক্রিমিনাল ইন্স্যুরেন্স।

প্রোডাক্ট লায়াবিলিটি।

জেনারেল লায়াবিলিটি।

হোম-বেসড ইন্স্যুরেন্স।

ওয়ার্কারস কম্পেন্সেশন।

হেলথ অ্যান্ড আদার বেনিফিটস।

৬. আপনার সরবরাহকারী ও স্টাফিং সংস্থানগুলোর নেটওয়ার্ক বিকাশ করা

আপনার ব্যবসার কাঠামোর বোঝা হালকা করতে আপনার সরবরাহকারীদের নেটওয়ার্কে কাদের অন্তর্ভুক্ত করতে চান, তা বিবেচনা করুন। ইভেন্ট প্ল্যানাররা বিভিন্ন সরবরাহকারীর সাথে কাজ করে, যথা ক্যাটারার, ফটোগ্রাফার, ফুল বিক্রেতা ও আরও অন্যান্য। যদিও আপনি মনে করতে পারেন যে, আপনি সব কাজই পরিচালনা করতে পারবেন। কিন্তু শেষ পর্যন্ত আপনাকে আপনার ইভেন্ট ও সামগ্রিক পরিচালনার জন্য প্রতিটি বিভাগের একটা নির্দিষ্ট অবকাঠামো তৈরি করতেই হয়। যার মধ্যে রয়েছে প্রশাসনিক, সেলস, কমিউনিকেশনস, মার্কেটিং, আইনি বিভাগ ও অ্যাকাউন্টিং। এছাড়া অন্যান্য ফাংশনের জন্য কর্মী সংস্থানও যুক্ত করা হয়েছে।

৭. আপনার ইভেন্ট পরিকল্পনা পরিষেবার সংজ্ঞায়িত করা

আইনি বিভাগ ও হিসাবপত্র যেকোনো ব্যবসার জন্যই খুব গুরুত্বপূর্ণ দুটো ব্যাপার। এখন আপনি কী ধরনের ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট পরিষেবাগুলো প্রদান করবেন, সে সম্পর্কে নিশ্চিত সিদ্ধান্ত নিন। এই পর্যায়ে আপনাকে আপনার মূল পরিষেবাগুলোর ওপর গভীরভাবে মনোনিবেশ করতে হবে। অর্থাৎ আপনাকে ঠিক করে নিতে হবে যে, আপনার পণ্য কী? কিংবা আপনার টার্গেট মার্কেটই বা কে? আপনি কি ভেন্যু, প্রোডাকশন, ক্যাটারিং, উপহার, পরিবহন, স্পিকার, বাসস্থান ও আরও অনেক কিছুর জন্য আপনার ক্লায়েন্টকে পূর্ণ-পরিষেবা পরিকল্পনা ও সম্পাদনের প্রস্তাব দেবেন? নাকি আপনি পরিকল্পনার কোনো একটা বিশেষ বিষয়ে বিশেষজ্ঞ পরিষেবা প্রদান করবেন? অথবা আপনি ইভেন্ট কমিউনিকেশন নাকি আরও অন্যান্য কমিউনিকেশন পরিষেবা প্রদান করবেন? এসব বিষয়ে শান্তভাবে ভেবে নিন।

৮. ইভেন্ট পরিকল্পনার ফি স্ট্রাকচার তৈরি করা

আপনার অফার করা পরিষেবাগুলোর কথা মাথায় রেখে আপনার ফি কাঠামো নির্ধারণ করুন। অনেক স্বাধীন ও ছোট ইভেন্ট পরিকল্পনা সংস্থাগুলোকে তাদের খরচগুলো কভার করার ও যুক্তিসঙ্গত মুনাফা করার বিভিন্ন উপায় সম্পর্কে সচেতন থাকতে হয়, যা তাদেরকে কম করে পাঁচ বছর পর্যন্ত ব্যবসা ধরে রাখতে সাহায্য করে। বেশিরভাগ ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানি নিম্নলিখিত বিষয়ের ওপর ভিত্তি করে ফি স্ট্রাকচার নির্ধারণ করে

ফ্ল্যাট ফি।

খরচের শতাংশ।

প্রতি ঘণ্টার মূল্য।

কমিশনযোগ্য হার।

ঘণ্টায় হারের সাথে খরচের শতাংশ যুক্ত করা।

৯. ব্যবসার নিরাপদ ফান্ডিং তৈরি করা

আপনার নতুন ব্যবসা যে কাজগুলো আনবে তার দ্বারা অনুপ্রাণিত হওয়া গুরুত্বপূর্ণ। যাতে প্রয়োজনীয় বাস্তবতাগুলো বিবেচনা করার সময় আপনি নিরুৎসাহিত না হয়ে পড়েন। আর প্রতিটা ব্যবসার মালিক তাদের ফান্ডকে সুরক্ষিত করার নানান উৎস বেছে নিতেই পারেন। যেকোনো ব্যবসার জন্যই একটা অপারেটিং বাজেটের প্রয়োজন হয়। আর ফার্ম প্রতিষ্ঠা করার সময় যথেষ্ট পরিমাণ নগদ অর্থের ব্যবস্থাও রাখতে হয়। যদিও সীমিত ফান্ড দিয়ে কোনো ব্যবসা প্রতিষ্ঠা 

করা সম্ভব, তবুও আপনার ব্যবসা শুরুর জন্য পর্যাপ্ত অর্থ থাকাটাও যথেষ্ট গুরুত্বপূর্ণ। কিন্তু আপনার ব্যবসা থেকে লাভ আসার আগে পর্যন্ত যেকোনো জীবনযাত্রার খরচ কভার করাটাই বুদ্ধিমানের কাজ হবে।

১০. ইভেন্ট ব্যবসার জন্য ব্যবসায়িক উন্নয়ন ও মার্কেটিংয়ের ওপর ফোকাস করা

আপনার ব্যবসায়িক মডেলের সাথে আপনার পরিষেবাগুলো বোঝার পাশাপাশি আপনি কীভাবে আপনার পরিষেবার জন্য চার্জ করবেন তার একটা ধারণা তৈরি হয়ে গেলে আপনার ব্যবসার প্রচার ও মার্কেটিং উপকরণগুলোর বিকাশের ওপর নজর দিন। 

এখন আপনি আপনার ব্যবসার জন্য সঠিক নাম বেছে নিয়ে ব্যবসার উন্নয়ন পরিকল্পনার জন্য প্রস্তুত হন। এছাড়া এই ধাপে আপনাকে নিজের ব্যবসায়িক কার্ড, স্টেশনারি, ওয়েবসাইট, সেলস কোল্যাটেরাল, ক্লায়েন্ট চুক্তি প্রোপোজাল ও আরও অনেক কিছু প্রস্তুত করতে হবে।

ব্যবসা করার টিপস, কৌশল এবং নিয়ম।

পরিশেষে

ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট ব্যবসা শুরুর আগে আপনি সার্টিফিকেশন, গ্র্যাজুয়েশন, ডিপ্লোমা ও মাস্টার্স ডিগ্রি কোর্সগুলোও করতে পারেন। আপনি পেশাদার কোর্সগুলো করেও এই ব্যবসা শুরু করার পথে এগিয়ে যেতে পারেন। আশা করছি, ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কী বা ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট বলতে কী বুঝায় বিষয়টি স্পষ্টভাবে বুঝতে পেরেছেন।