যদিও ব্যক্তিগত ই-মেইল যোগাযোগের সময় এটির প্রয়োজন হয় না, প্রাতিষ্ঠানিক ই-মেইল পাঠানোর সময়, প্রেরকের পুরো নাম, উপাধি, যোগাযোগের ঠিকানা এবং স্বাক্ষর অবশ্যই যোগ করতে হবে। ফলে প্রাপক সহজেই প্রেরকের পরিচয় জানতে পারবেন। কিন্তু প্রতিবার ই-মেইল পাঠানোর সময় নাম, উপাধি, যোগাযোগের ঠিকানা সহ স্বাক্ষর যোগ করা বেশ সময়সাপেক্ষ।

ওয়েব-ভিত্তিক ই-মেইল পরিষেবা জিমেইল আগে থেকে প্রেরকের নাম, উপাধি, যোগাযোগের ঠিকানা সহ স্বাক্ষর সংরক্ষণ করতে পারে। প্রতিবার আপনি এর মাধ্যমে একটি ই-মেইল পাঠালে নাম, উপাধি, যোগাযোগের ঠিকানা সহ স্বাক্ষর স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত হবে।

নাম, উপাধি, যোগাযোগের ঠিকানা সহ জিমেইলের স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্বাক্ষর যুক্ত করতে, আপনাকে প্রথমে জিমেইল অ্যাকাউন্টে লগইন করতে হবে। তারপর উপরের ডানদিকে সেটিংস আইকনে ক্লিক করুন এবং 'সমস্ত সেটিংস' বিকল্পটি নির্বাচন করুন। এখন সাধারণ ট্যাবে স্ক্রোল করুন এবং স্বাক্ষর বিভাগ থেকে 'নতুন তৈরি করুন' বোতামে ক্লিক করুন এবং স্বাক্ষরের জন্য নাম এবং তার পাশের বক্সে নাম, স্বাক্ষর, উপাধি এবং যোগাযোগের ঠিকানা লিখুন। তারপর স্বাক্ষর ডিফল্ট 'নতুন ই-মেইল ব্যবহারের জন্য' এবং 'অন রিপ্লাই/ফরোয়ার্ড ব্যবহার' বিকল্পে স্বাক্ষর হিসাবে প্রদত্ত নামটি নির্বাচন করুন এবং নীচের বিকল্পটিতে টিক দিন। স্ক্রোল করে সেভ চেঞ্জেস বাটনে ক্লিক করার পর তথ্যগুলো জিমেইল-এ সেভ হয়ে যাবে। একই পদ্ধতি অনুসরণ করে, ব্যবহারকারীরা ই-মেইলে তাদের নিজস্ব ছবি যোগ করতে পারেন।

স্বয়ংক্রিয়ভাবে নাম, উপাধি, ফোন থেকে জিমেইলে যোগাযোগের ঠিকানা সহ স্বাক্ষর যোগ করতে, প্রথমে জিমেইল অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন এবং উপরের বাম পাশে তিনটি লাইন মেনুতে আলতো চাপুন। তারপর সেটিংস বিকল্প থেকে সাধারণ সেটিংস নির্বাচন করে একটি ই-মেইল ঠিকানা নির্বাচন করুন। এবার নিচে স্ক্রোল করুন এবং মোবাইল সিগনেচার অপশনে ট্যাপ করুন, একটি বক্স আসবে। বক্সে নাম, উপাধি, যোগাযোগের ঠিকানা সহ স্বাক্ষর যোগ করুন এবং 'ঠিক আছে' বোতামে আলতো চাপুন।