প্রাতিষ্ঠানিক কাজে অনেকেই নিয়মিত অনলাইনে বা মুখোমুখি বৈঠক করেন। আর তাই হঠাৎ কোনো সভা আয়োজন করা হলে ব্যস্ততার কারণে উপস্থিত হওয়া সম্ভব হয় না। এই সমস্যা সমাধানের জন্য, অনেকেই সভা আয়োজনের আগে অংশগ্রহণকারীর সাথে বৈঠকের সম্ভাব্য সময় বা তারিখ নিয়ে আলোচনা করেন। জিমেইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে অন্যদের একাধিক সম্ভাব্য মিটিং সময় এবং তারিখ প্রস্তাব করতে পারে। এই সুবিধাটি ব্যবহার করে সুবিধাজনক তারিখ এবং সময় নির্বাচন করার পাশাপাশি প্রেরক এবং প্রাপকের গুগল ক্যালেন্ডারে নির্ধারিত মিটিং হিসাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে তথ্য যোগ করা সম্ভব।

স্বয়ংক্রিয়ভাবে অন্যদের জিমেইল মিটিংয়ের সম্ভাব্য সময় এবং তারিখ সম্পর্কে অবহিত করতে, প্রথমে কম্পিউটার থেকে জিমেইল-এর রচনা বোতামে ক্লিক করুন এবং ই-মেইল প্রাপকদের নাম, ই-মেইলের বিষয়বস্তু লিখুন। এখন ই-মেইল বক্সের নিচের তিনটি ডট মেনুতে ক্লিক করুন এবং 'সেটআপ এ টাইম টু মিট' বিকল্প থেকে 'অফার টাইমস ইউ আর ফ্রি' নির্বাচন করুন। তারপর ডানদিকে প্রদর্শিত পপআপে, একাধিক সম্ভাব্য মিটিং সময় এবং তারিখ নির্বাচন করুন এবং পরবর্তী বোতামে ক্লিক করুন। এখন পরবর্তী পৃষ্ঠায় মিটিং এর শিরোনাম, স্থান, বিবরণ লিখুন এবং অ্যাড টু ই-মেইল বিকল্পটি নির্বাচন করুন এবং সেন্ড বাটনে ক্লিক করুন, জিমেইল মিটিংয়ের সম্ভাব্য সময় এবং তারিখ স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রাপকের কাছে পাঠানো হবে।

প্রাপকের ই-মেইলে একাধিক অপশন থেকে মিটিংয়ের তারিখ এবং সময় নির্বাচন করার পর, কনফার্ম বোতামে ক্লিক করার পর, মিটিংয়ের সময় স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রেরক এবং প্রাপকের গুগল ক্যালেন্ডারে যোগ হয়ে যাবে।